Una empresa, un AI Gateway: IA en todos los departamentos
Una empresa de ejemplo con 250 empleados que desarrolla sus propios productos. Seguimos a Anna desde su primer hasta su último día y vemos dónde ayuda la IA: en cada puesto de trabajo, en recepción y en el contact center, en RR. HH., TI, compras, marketing y ventas.
Desde la firma del contrato hasta el último día de trabajo
Quince etapas de una misma historia. En cada una: qué hace la IA, quién decide, qué sistemas intervienen y por qué se ejecuta en la IA en la nube o en la IA on-premise.
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- 1Incorporación
Se firma el contrato
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Lee el contrato y comprueba que no falte nada
- Solicita los datos que faltan
- Inicia por sí sola todos los pasos siguientes
Quién decideRR. HH. confirma la fecha de incorporación
Sistema de RR. HH.Por qué en la nube: Leer un contrato con precisión requiere un modelo muy capaz. Primero se sustituyen los nombres y las cifras por seudónimos.
- 2Incorporación
Cuentas y acceso
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Crea la cuenta de usuario y el buzón de correo
- Añade los grupos y las carpetas adecuados para el puesto
Quién decideTI aprueba los permisos no habituales
Cuentas de usuarioCorreo electrónicoPor qué en la nube: Una tarea rutinaria para el modelo de gran capacidad; los nombres se sustituyen antes de que salga cualquier dato.
- 3Incorporación
Licencias
IA en la nubeQué hace la IA- Asigna las licencias de software que requiere el puesto
- Primero busca licencias sin utilizar y las reutiliza
- Solo después propone una compra
Quién decideCompras aprueba las nuevas licencias
Gestión de licenciasPor qué en la nube: Solo puestos y cantidades de licencias, nada confidencial.
- 4Incorporación
Ordenador portátil, teléfono y número
IA en la nubeQué hace la IA- Elige el equipo estándar para el puesto
- Realiza el pedido y sigue la entrega
- Configura la extensión telefónica
Quién decideEl responsable aprueba el pedido
Sistema de incidenciasTienda del proveedorCentralitaPor qué en la nube: Un pedido rutinario, nada confidencial.
- 5Incorporación
El primer día
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Redacta el correo de bienvenida y el plan de la primera semana
- Reserva la formación inicial
- Responde en cualquier momento a preguntas del tipo «¿cómo puedo…?»
Quién decideEl responsable añade una nota personal
TeamsIntranetPor qué en la nube: Una bienvenida cercana y bien escrita requiere un modelo con gran capacidad de redacción.
- 6Trabajo
El trabajo diario de Anna en la oficina
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Prepara borradores de respuesta a sus correos
- Convierte notas en una presentación terminada
- Crea tablas y análisis en Excel a partir de cifras en bruto
- Resume reuniones y enumera las tareas pendientes
- Encuentra el documento adecuado en segundos
Quién decideAnna revisa, corrige y envía
Correo electrónicoPowerPointExcelTeamsAlmacenamiento de documentosPor qué en la nube: Los correos, las diapositivas y las tablas de calidad requieren el modelo más capaz. Los datos personales se sustituyen por seudónimos.
- 7Trabajo
Marketing
IA en la nubeQué hace la IA- Redacta boletines, publicaciones y textos web con el tono de la empresa
- Los traduce
- Evalúa qué campaña ha funcionado
Quién decideMarketing da su aprobación antes de publicar cualquier contenido
Sitio webHerramienta de boletinesEstadísticasPor qué en la nube: Textos para el público: destaca el modelo que mejor redacta y no hay información secreta.
- 8Trabajo
Ventas y atención al cliente
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Prepara presupuestos a partir de la lista de precios
- Actualiza la ficha del cliente después de cada llamada
- Recuerda al equipo los seguimientos pendientes
Quién decideVentas aprueba cada presupuesto
CRMERPPor qué en la nube: Los presupuestos convincentes requieren un modelo muy capaz; los nombres de los clientes se sustituyen.
- 9Trabajo
Recepción
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Responde al número de teléfono principal y pasa las llamadas a la persona adecuada
- Registra las visitas, avisa a quien las recibe y prepara la acreditación
- Reserva salas de reuniones
- Clasifica el correo postal entrante y el buzón general
Quién decideRecepción se encarga de las situaciones no habituales
CentralitaGestión de visitasCalendarioCorreo electrónicoPor qué en la nube: Una conversación telefónica natural requiere un modelo muy capaz.
- 10Trabajo
El contact center
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Responde a todas las llamadas de inmediato, de día y de noche
- Resuelve por sí sola las solicitudes habituales
- Sugiere respuestas al agente durante una llamada
- Redacta el resumen de la llamada y actualiza la ficha del cliente
- Muestra por qué llaman los clientes esta semana
Quién decideLos agentes se hacen cargo de los casos complejos o con carga emocional
CentralitaCRMSistema de incidenciasBase de conocimientosPor qué en la nube: Entender a quienes llaman y resolver su solicitud requiere el modelo más capaz.
- 11Trabajo
Investigación y desarrollo
IA on-premiseQué hace la IA- Busca en notas de laboratorio, resultados de pruebas y estudios anteriores
- Compara series de pruebas y resume los resultados
- Redacta borradores de informes y patentes
Quién decideLos investigadores comprueban cada resultado
Notas de laboratorioDatos de pruebasBorradores de patentesPor qué on-premise: Aquí el contenido en sí es el secreto. Una fórmula no puede ocultarse tras un seudónimo, por lo que nunca sale del edificio.
- 12Trabajo
TI supervisa en segundo plano
IA on-premiseQué hace la IA- Lee los registros de todos los sistemas las 24 horas
- Distingue lo normal de lo inusual
- Explica un problema con palabras sencillas y abre una incidencia con la causa probable
Quién decideTI decide cómo solucionarlo
MonitorizaciónServidores y redSistema de incidenciasPor qué on-premise: Los registros de los sistemas muestran cómo está construida la red. No pueden enmascararse, por lo que permanecen dentro.
- 13Trabajo
Evaluaciones y revisiones
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Recopila objetivos, resultados y comentarios para una evaluación
- Cumplimenta previamente cuestionarios de proveedores y de seguridad
- Resume las pruebas para una auditoría
Quién decideLas personas evalúan a las personas; la IA solo prepara la información
Sistema de RR. HH.DocumentosPor qué en la nube: Los nombres se sustituyen por seudónimos; la valoración corresponde a las personas.
- 14Cambio
Anna cambia de departamento
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Ajusta los permisos, las licencias y las listas de correo al nuevo puesto
- Elimina lo que ya no se necesita
Quién decideEl nuevo responsable confirma
Cuentas de usuarioGestión de licenciasPor qué en la nube: Una tarea rutinaria; los nombres se sustituyen.
- 15Salida
Anna deja la empresa
IA en la nube · nombres sustituidosQué hace la IA- Bloquea las cuentas y el acceso el último día
- Libera las licencias
- Transfiere el buzón de correo
- Solicita la devolución del ordenador portátil y el teléfono y libera el número
Quién decideRR. HH. y TI confirman
Cuentas de usuarioGestión de licenciasSistema de incidenciasPor qué en la nube: Una tarea rutinaria; los nombres se sustituyen.
Qué cambia para Anna en su puesto de trabajo
Sin tener que aprender a utilizar una nueva aplicación. La IA se integra en las herramientas que ya utiliza y se encarga del primer borrador de casi todo.
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La bandeja de entrada
Han llegado doce correos durante la noche. Para cada uno hay un borrador de respuesta preparado. Anna los lee, corrige dos y los envía.
La reunión
La IA escucha. Al terminar, el resumen y la lista de tareas pendientes ya están en el canal del equipo.
La tabla de Excel
«Muéstreme las ventas por región de los últimos tres años». La tabla y el gráfico están listos en un minuto.
La presentación
Las notas de Anna se convierten en diez diapositivas claras con el diseño corporativo. Ella ajusta la redacción.
La búsqueda
«¿Dónde está el contrato marco con el proveedor X?». La IA lo encuentra y cita el párrafo.
El presupuesto
Un cliente pide precios. La IA prepara el presupuesto a partir de la lista de precios; Anna lo aprueba.
IA potente para la calidad, IA on-premise para el know-how
La empresa de Anna utiliza dos IA. Una regla sencilla decide cuál hace el trabajo: los datos personales pueden sustituirse por seudónimos; los secretos de la empresa, no.
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IA en la nube Los modelos más capaces, como Claude
- Por qué. Los mejores modelos en la nube son varias veces más capaces que cualquier modelo que pueda ejecutarse en los servidores propios de una empresa.
- Dónde se necesita esa capacidad. Correos y cartas que deben estar bien redactados. Presentaciones e informes. Análisis en Excel. Contratos y documentos largos. Tareas con muchos pasos. Conversaciones telefónicas.
- Cómo se protegen los datos. Los nombres, las direcciones y los números de cuenta y de identificación fiscal se sustituyen por seudónimos antes de que salga cualquier dato de la oficina. La IA trabaja dentro de la UE.
- En la empresa de Anna. 13 de las 15 etapas: trabajo de oficina, RR. HH., ventas, marketing, recepción y contact center.
IA on-premise Un modelo abierto en los servidores de la empresa
- Por qué. Nada sale del edificio. Si es necesario, el servidor funciona sin conexión a Internet.
- Dónde se necesita. Donde el contenido en sí es el secreto y ningún seudónimo puede ocultarlo: resultados de investigación, fórmulas, diseños de productos, borradores de patentes y registros de sistemas y de seguridad.
- Qué puede hacer. Menos potente que los modelos en la nube, pero con capacidad suficiente para buscar, comparar, resumir y redactar borradores.
- En la empresa de Anna. 2 de las 15 etapas: investigación y desarrollo, y monitorización de TI.
Todos trabajan a través del mismo AI Gateway, que conecta todos los sistemas
Diez departamentos arriba y el software de la empresa abajo. Entre ambos, un AI Gateway que comprueba cada paso.
- Correo electrónico y calendario
- Sistema de RR. HH.
- CRM y ERP
- Sistema de incidencias
Las 23 áreas de una empresa en las que la IA ya trabaja, desde recepción hasta la planta de producción, y el software que utilizan: IA y software existente.
Su IA. Sus datos. En la UE.
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